第三章文字工作

　　第一节文字工作概述

　　一、文字与文字工作

　　文字的本义，可以有多种解释。本章所言文字，意指语言的书面表达形式，即文书或文章的意思。所谓文字工作，就是秘书运用书面语言代领导者和领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。

　　二、文字工作的意义

　　秘书的文字工作，在秘书的各项业务工作中占有重要的地位，对于领导工作具有重要的作用。其意义是：秘书的文字功底，是秘书的基本素质;秘书的文字表达能力，是秘书的基本能力;秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿。

　　三、文字工作的特点

　　秘书的文字工作，不同于其他职业人员的文字工作，如记者的文字工作，编辑的文字工作，作家的文字工作，科学家的文字工作，等等。秘书的文字工作具有显著的受动性、抽象性、综合性和程序性等职业特点。

　　第二节文字记录

　　一、文字记录的种类

　　文字记录，就是秘书把听到的话或经办的事写下来，为撰拟文稿或处理事务提供初始依据。文字记录是秘书文字工作的重要内容，其种类很多，主要有电话记录、值班记录、来访记录、会议记录、大事记、调查记录、领导讲话记录等，秘书都必须快速而准确地予以记录。

　　二、文字记录的过程

　　文字记录虽然是文字工作的初始行为，但要出色地完成各项文字记录任务，必须依次做好文字记录过程中的相关工作：备好笔和纸，随时准备记录;用心倾听和判断，快速做出记录;及时补充和修改，认真整理记录。如果需要领导者阅示，秘书应将整理后的文字材料尽快上报，不可拖延误事。

　　三、文字记录的方法

　　秘书若要快速而又准确地记录，必须熟悉和掌握记录的方法和技巧，如要点记录法;详细记录法;常用的速记法;特殊的标识法;笔记与录音并用法，等等。

　　第三节文稿撰拟

　　一、文稿撰拟的范围

　　文稿撰拟，就是秘书按照领导人的交拟，动手起草书面材料的智能活动过程。它是秘书文字工作的主要内容，也是秘书能力结构中的重要因素。文稿撰拟的范围十分广泛，它包括各种法定公文的撰拟，各种常用文书的撰拟，各种领导讲话稿的撰拟，各种公关文书的撰拟，各种署名文章的撰拟，等等。

　　二、文稿撰拟的过程

　　文稿的撰拟有宏观过程和微观过程之分。宏观过程，是就秘书成长的一般规律而言，它包括朦胧阶段、模仿阶段和自如阶段;微观过程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括准备阶段、起草阶段和审定阶段。

　　三、文稿撰拟的要求

　　文稿的撰拟，是秘书知识、思维和能力的综合运用，需要长期的积累和实践。一篇合格文稿的撰拟应符合以下要求：符合必须行文的原则;符合国家现行的法律、法规;符合党和政府的方针、政策;符合实际情况;符合领导意图;提出的政策和措施要切实可行;涉及其他部门或地区的问题要协调一致;文字表达要合乎语法、修辞;格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行标准。

　　四、文稿撰拟的方式

　　在领导机关中，文稿的撰拟通常采用以下方式：个人撰拟，即文稿撰拟的任务仅有一位秘书完成;集体撰拟，即文稿撰拟的任务由多位秘书完成;文稿代拟，即文稿撰拟的任务由某个职能部门的人员代为完成，再由秘书机构统一审核和印制。

　　第四节文稿审核

　　一、文稿审核的作用

　　文稿审核，就是对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定。它是文稿签发前的重要环节，也是文书制发阶段的关键环节。它的作用是：能够控制发文总量;能够确保文稿质量;能够减轻领导者负担。

　　二、文稿审核的内容

　　文稿审核的内容涉及诸多方面，主要有以下六项：法律审核;政策审核;事实审核;文字审核;格式审核;程序审核。

　　三、文稿审核的制度

　　文稿审核制度是保证文书质量的办事规程和行为准则，秘书必须共同遵守，这主要是文稿的三审制：初审，即由秘书机构的专(兼)职核稿人员对初稿进行的审核;复审，即由秘书机构的负责人对修改稿进行的审核;终审，即核稿人员对领导者签发的定稿进行最后的审核。至于“签发”环节，则属于领导者的权限，已不是秘书的职责。

　　四、文稿审核的方法

　　文稿审核的方法常因文稿内容和行文方式而不同，秘书常用的审核方法有：个人审核，即由一位专(兼)职核稿人员或秘书机构负责人独自审核;集体审核，即由拟稿人、核稿人、秘书机构负责人或机关领导人共同参与的审核;会商(审)，即由联合行文单位的拟稿人和领导人以会议或传阅的形式对文稿进行审核;专家审核，即聘请专家、学者对文稿进行咨询性审核。

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