第四章文书工作
第一节文书工作概述
一、文书与文书工作
文书，是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面文字材料。文书按照事务的性质分类，可分为公务文书和私人文书。本章专指公务文书。文书工作，是指通过互相衔接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，亦称文书管理。
二、文书工作的作用
文书工作具有以下作用：做好文书工作，可以提高文书的质量;做好文书工作，可以控制文书的总量;做好文书工作，可以加快文书的运转;做好文书工作，可以确保文书的安全;做好文书工作，可以促进档案管理。
三、文书工作的原则
文书工作是秘书部门的重要职责，秘书做好文书工作应遵循以下基本原则：准确无误;及时迅速;安全保密;力求精简;集中统一;党政分开。
四、行文关系与行文制度
行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文的授受关系。行文关系的类型有：隶属关系的上下级机关之间的行文;无隶属关系的机关之间的行文。行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程或准则。行文制度主要有：相互行文制度;联合行文制度;逐级行文制度;文稿代拟制度;一文一事制度;公开行文制度等。
第二节发文处理
一、交拟与拟稿
交拟，是指机关领导人或部门负责人向执笔人交代文稿撰写任务的过程。它主要包括四个方面的内容：撰文背景;撰文依据;撰文意图;撰文要求。
拟稿，是指执笔人草拟文稿的过程。草拟公务文书应符合有关规定和要求。
二、审核与签发
审核，是指对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定，目的是为了保证发文质量。
签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。签发文稿的权限是：重要的或涉及面广的公文，由正职或主持日常工作的副职领导人签发;一般性公文，经授权，由秘书长或办公厅(室)主任签发;联合行文，由联署机关的领导人会签。签发文书的要求：一是签发人对已签发的公文负有完全的责任;二是签发人必须明确签署意见，并写上姓名和时间;三是签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料。
三、印制与校对
印制，是指对公文定稿经过打字和印刷而制成正式文本的过程。印制公文的基本要求是：内容准确;格式规范;页面整洁;字迹清楚;美观大方，便于阅读和保管。
校对，是指以签发的文稿为基准，核对打印的底板或清样，以校正错误的过程。校对方法主要有三种：一是对校法;二是折校法;三是读校法。校对要求是：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错;校对要达到一定的次数要求;校对要全面;正确使用校对符号;校对人员要在校样上签字。
四、用印与登记
用印，是指在印制好的公文上加盖发文机关印章。秘书部门负责保管机关的印章，发文用印必须注意以下几点：首先检查原稿上有无领导人签字;加盖印章的公文份数要与原稿标明的印刷份数相同;用印位置和顺序应符合有关规定;盖印必须端正、清晰。
登记，是指对准发出的公文统一记载的过程。登记一般采用事先印制好的《发文登记簿》，其项目有发文日期、发文字号、发文标题、发往机关、发文份数、秘密等级等，要求秘书人员认真填写，然后交有关秘书人员发出。五、封发与传递封发，是指将印制好的公文装封发出的工作过程。封发是发文处理的重要环节，其程序和任务是：清点;写封;填写回签报单.加封;装封。
传递，是指将封装好的公文，通过一定的渠道和方式，送达收文机关的工作过程。传递的渠道和方式主要有：机要通信传递;专职人员传递;文件交换站传递。传递的要求是：迅速及时;安全保密;手续完备。
第三节收文处理
一、收文与阅文
收文，就是对外来文件的接收过程。收文包括签收、分类、登记三个环节。签收人应先检查、清点、核对文件与清单是否一致，确认准确无误后方可签字;秘书对所收文件要进行科学分类;然后进行登记，登记时要注意登记的范围、方法及有关要求。
阅文，就是秘书借助视觉而获取和处理公文信息的活动。阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的基本要求是：弄清文件的性质和大体内容;弄清文件的制发机关和主送机关;弄清文件的急缓程度和时限要求;弄清文件的秘密等级和保密期限。阅文的方式有泛读法、跳读法和精读法等。
二、筛选与传阅
筛选，就是秘书根据领导工作的需要对所收公文进行选择和过滤的过程，它是办文过程中不可缺少的重要环节。筛选的基本要求是，既要减轻领导者的阅文负担，又要保证领导者能看到应看的文件。筛选的方法有：按文件性质和内容筛选，可分为必阅性、批办件和参阅件三类。
传阅，就是秘书按照一定顺序将文件传递给领导者轮流阅读的过程。传阅既可解决文少人多的矛盾，又能保证领导者及时阅知文件内容。传阅的文件主要有以下几种：上级机关的指导性文件或重要会议文件;上级机关的绝密级刊物;需要由多位领导人共同批办的文件;主要领导人在文件上有重要批示，又需有关领导人和部门阅知的文件。传阅的方式主要有：直接送传;专人送传;集中传阅等。传阅文件应注意：掌握传阅范围;严禁文件横传;及时检查传阅情况。
三、拟办与批办
拟办，就是秘书对需要办理的来文提出办理的意见或建议，供领导者批办时参考。拟办是秘书在办文过程中发挥参谋作用的重要环节。拟办文件的种类主要有：上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件;本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件;平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件等。拟办的要求是：要认真阅读文件。根据文件内容和性质提出拟办意见。拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性。
批办，是指机关负责人根据文件内容和拟办意见对文件的办理做出批示，它是承办的主要依据。批办的内容一般包括：该文件由何单位(部门)、何人负责办理;如何办理和办到何种程度;对下级请示应予答复的原则意见;重要文件和急件的办理期限;需要两个以上单位或人员办理时，应批明主办单位或主办人。批办意见要明确、具体、简要，并写明批办人姓名和日期。
四、承办与催办
承办，是指根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。承办是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。承办公文的范围主要有：上级机关来文的承办;上级领导人批件的承办;本级领导人批件的承办;下属机关请示件的承办;对其他需要回复的来文的承办。
催办，是指秘书对有关单位和部门公文承办情况的检查和督促，使公文得到及时办理。催办是避免办事拖拉、防止文件积压、加快文件运转速度、提高办文效率的重要措施。催办有对内催办和对外催办两种。催办的方式主要有：电话催办;发函催办;登门催办;会议催办。
五、立卷与归档
立卷，是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。文书立卷的要求是：立卷要按照机关活动的规律，保持文书之间的历史联系;立卷要以本机关工作中形成的文书为主;立卷的文书要齐全、完整;立卷要便于保管、查找和利用。
归档，是指文书部门将立成的案卷，按照归档制度向档案部门移交集中的工作过程。凡属立卷范围的文书，一律要归档;凡不属于立卷范围的文书，经鉴别和主管领导人的批准，可定期销毁。归档的要求是：应归档的文书材料要齐全、完整;文书和电报要按其内容的联系，合并整理、立卷;归档的文书材料要保持其历史联系;归档的案卷要编制完整的移交目录。
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